BKD dari Rasa “Degdegan” Ke Kinerja Cekatan

BKD adalah nama dari laporan aktivitas semesteran dosen yang sering membuat degdegan. Tidak sedikit dosen yang kalau sudah akan memasuki aktivitas pembuatan laporan BKD yang merasakan kemrungsung. Dadanya terasa sesak, jantungnya berdegup kencang, yang tambah lama semakin sesak, begitu mengganggu pikirannya. Bahkan tak sedikit mereka, yang belum bisa mengatasi dengan baik pekerjaan ini yang tersiksa. Dan semakin menunggu mendekati akhir batas date-line pekerjaan ini tidak sedikit yang benar-benar tersiksa diri, sehingga tak heran bila akhirnya lari ke tukang ketik rental, atau ke petugas khusus yang berpengalanan untuk mengatasi problem semesteran yang “merumitkan” itu.

Apakah sebenarnya BKD itu; mengapa tugas BKD sering terkesan rumit? Dan bagaimana yang bisa ditempuh BKD sehingga dari terasa degdegan berubah jadi kerja biasa yang memudahkan?

 

Prestasi Kinerja Dosen

BKD adalah singkatan dari beban kerja dosen. Aktivitasnya berupa membuat laporan dari sejumlah kegiatan yang telah dilakukan dosen selama satu semester. Jangka satu semesternya, berlaku antara Januari hingga Juli, atau yang dilakukan dari Agustus hingga Desember pada tahun akademik yang berjalan. Bisa jadi aktivitas itu dihitung semester gasal atau ganjil, bisa juga dihitung semester genap. Semua laporan BKD diberlakukan di tiap-tiap perguruan tinggi baik negeri maupun swasta.

Bahan laporan BKD adalah berkaitan dengan Tri Dharma Perguruan sehari-hari yang tak lain dari tugas-tugas pokok dosen. Bagi mereka yang sudah terbiasa bekerja tertib, bersih dan rapi dalam administrasi kegiatan, maka kegiatan dikjar, penelitian, pengabdian, dan penunjang tentu bukan pekerjaan yang menyukarkan. Sebab tugas-tugas BKD merupakan tugas-tugas yang biasa ditangani oleh para dosen dalam merealisasikan. Namun, bagi mereka yang tidak terbiasa dengan kerja yang tertib, rapi, disiplin, baru menaruh arsip kerja saja awut-awutan, tidak biasa bekerja dengan klasifikasi data,  sehingga sulit menata pikiran, dan hal itu mudah membawa ruwet pekerjaan tak terkecuali pelaporan BKD yang biasa dilaporkan enam bulan sekali.

 

Rumit versus Pembiasaan

Manusia menjadi apa yang berlaku dari kebiasaannya sehari-hari. Jika ia biasa hidup tertib dan teratur maka menjadi mudah dalam menyelesaikan pekerjaan yang dihadapi, dan sebaliknya tanpa keteraturan maka sulitlah yang akan dialaminya. Karena suatu banyak itu berasal dari yang sedikit, namun dilakukan dari waktu ke waktu dengan sabar dan berturut- turut. Dari kesabaran yang berterusan maka terajutlah kain, yaitu akumulasi pekerjaan sehari sehelai benang yang lama-kelamaan menjadi sehelai kain.

Buku yang setebal ratusan hingga ribuan halaman sebenarnya juga berasal dari selembar demi selembar hasil pekerjaan. Akan tetapi, jika pekerjaan menulis buku dilakukan dengan sabar dapatlah disusun buku. Misalnya, dengan sehari menulis materi buku 1 lembar maka dalam satu semester atau enam bulan sudah menjadi buku 180an halaman; dalam setahun jelas bisa menghasilkan 360an halaman. Jadi buku 360 halaman adalah hasil dari pekerjaan yang dengan sabar dikumpulkan dari waktu ke waktu hingga selesai pekerjaan membuat buku yang lumayan tebal.

Jadi sifat tidak biasa mesti kita buang, diganti dengan suka mencoba dan terus mencoba berbuat menjadi kebiasaan. Dengan kebiasaan, banyak hal bisa dihasilkan. Selembar benang yang dibiasakan menjadilah sehelai kain, dan selembar karya yang terus dicoba dan dibiasakan menjadikan buku sedang atau buku tebal.  Karena manusia dan eksistensi dirinya serta prestasinya lahir dari kebiasaan yang dilakukannya.

 

Mengelola Disiplin Kerja

Ada beberapa tips cara bagi mempermudah menyelesaian laporan BKD yang dapat dihadapi sebagaimana berikut ini:

1- Membagi pekerjaan kepada bagian demi bagian yang lebih kecil

Pekerjaan yang memakan waktu enam bulan untuk membuat BKD baiknya dibagi menjadi kerja mingguan atau bulanan. Dari bulan-bulan pertama sampai bulan keempat, setiap minggu dapat digunakan mengumpulkan data dan membuat klasifikasi sementara dari semua data yang diperlukan bagi menyusun BKD. Klasifikasinya disesuaikan dengan empat kelompok pekerjaan seperti yang dikehendaki demikian dalam laporan BKD. Karena jumlah data pada setiap klasifikasi tidak sama kebutuhannya, maka cukup dikumpulkan seperlunya. Semua data yang sudah diperoleh lalu discan untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam klasifikasinya secara benar dan tepat tempat. Dua bulan terakhir, selain digunakan untuk mengecek dan mericheck data BKD, sudah bisa digunakan untuk mengisi RBKD (Rencana Beban Kinerja Dosen), tanpa mengisikan data yang diperolehnya. Waktu dua bulan dapat digunakan untuk memproses file yang sudah discan menjadi file PDF, sehingga file yang di-appload ke laporan BKD nanti adalah faile yang lebih ringan yang mudah dilakukan ke semua ruang yang diperlukan.

2- Mengklasifikasi data dengan benar

Data yang sudah discan dan diubah menjadi file PDF agar tampak ringkas tentu bisa dibuat ke multifles dan diconvert menjadi satu kesatuan data. Pekerjaan ini tentu sangat berkaitan dengan penataan data, pada kelompok dikjar dan penelitian. Pada dikjar, mengajar misalnya, yang perlu menggabungkan SK dan Jadwal, Silabus, SAP, Presentasi Mahasiswa dan Jurnal Kuliah dalam satu kesatuan file PDF, juga pada bidang Penelitian yang misalnya perlu menggabungkan halaman kulit buku, surat keterangan P2M, dan Isi buku, maka pekerjaan mengubah file dog menjadi PDF dapat menggunakan cara ini bagi mempermudah pekerjaan kita.

Bagian yang tergolong dikjar ditata dalam nomor urut, seperti diatur dalam klasifikasi mengajar dulu, baru membimbing skripsi, dan menguji skripsi. Bagian penelitian misalnya, bisa diurutkan dengan bagian melakukan penelitian, dan menulis di jurnal.

3- Memasukkan data ke online

Masih dalam dua bulan terakhir, sebelum memasukkan data ke online yang nanti disediakan pada waktunya, maka pekerjaan klasifikasi berikut semua file yang akan dimasukkan harus selalu dichek dan terus dichek kelengkapan dan kesahihannya. Begitu data yang akan dimasukkan ke ruang Online BKD sudah benar dan valid, maka waktu berikutnya — sesuai dengan waktu yang disediakan untuk mengapload tiba — dapat digunakan sebagaimana mestinya.

4- Mengontrol hasil pekerjaan BKD

Setelah semua data di-apload ke BKD Online, jangan lupa disimpan, di-richek ulang, di-edit, dan di-logout. Setiap meng-opload data jangan lupa langkah tersebut perlu selalu diiringi dengan menyimpannya. Sebab file yang di-apload yang tidak disertai penyimpanan yang tepat tidak bisa hilang begitu saja tanpa hasil apa-apa dari pekerjaan kita. Jika sudah dichek hasilnya tapi ternyata masih ada kekurangan maka dapat dilakukan penambahan atau pembetulan yang diperlukan. Setelah selesai di-apload bagian demi bagian dan disimpan, klik saja dahulu bagian menu, ditutup sementara.

Setelah langkah menutup sementara selesai, bukalah lagi dengan pengecekan yang cukup, minimal dua tiga kali pengecekan. Pengecekan itu bisa kita sesuaikan dengan pekerjaan mengedit, yaitu membetulkan yang salah ketik, membakukan kata yang tak baku, melengkapi data yang kurang, memiringkan kata asing, dll.

 

Bisa Secara Cekatan

Bagi dosen yang sudah terlatih membuat laporan efektif, bekerja memakan waktu berbulan-bulan tentu kurang menyenangkan. Bagi kalangan ini, kerja yang teratur dan efektif adalah kata kuncinya. Dengan itu, maka kerja berbulan-bulan bukan pilihannya. Sebab, kerja menyusun laporan BKD yang terberat adalah jika semua data yang diperlukan sudah tersedia. Dari situ, semua yang terkait dengan kerja laporan bisa segera dimulai dan diproses cepat hingga selesai. Kerja-kerja cekatan seperti dimaksud adalah seperti berikut: Pertama, menyeleksi bahan-bahan atau data yang diperoleh. Dari bahan-bahan yang sudah dimasukkan ke dalam satu kumpulan data, kita keluarkan untuk diambil hanya yang benar-benar relevan untuk kemudian nanti diklasifikasi. Kedua, mengklasifikasikan data yang relevan pada empat bagian, yaitu bidang dikjar, bidang penelitian, bidang pengabdian, dan penunjang. Ketiga, menyecan (scan) data yang diperoleh serta merangkainya (convert) menjadi file pdf secara urut dan benar dalam satu kesatuan yang padu dan diberi nama yang tepat. Keempat, meng-apload melalui laptop kita ke BKD Online. Jika sebelumnya kita sudah mengisi R-BKD, maka data yang sudah tertuang dalam rencana kita tinggal dilanjutkan pengisiannya ke dalam bidang-bidang yang dimaksud secara tepat. Dan jangan lupa, pada saat kita meng-aploadnya jangan lupa men-save atau menyimpannya. Kelima, mengecek kembali data-data yang sudah di-apload sampai nyata kesasihan dan pas yang berisi minimal 13.50 sampai 16. Yang terpenting, Laporan BKD ini sudah tertera ungkapan “memenuhi” ketentuan.

Pada akhirnya degdegan bisa diatasi dengan melakukan prosedur kerja yang benar. Aktivitasnya dilakukan dengan menggunakan waktu yang dikelola secara cukup, disertai ketrampilan mengubah file dari file documen, discan lalu menjadi Pdf, yang akhirnya mesti dengan ketrampilan meng-apload dengan benar. Itupun kalau sudah trampil bisa ditangani menjadi kerja-kerja cekatan. Bagaimana apa pembaca sudah mencoba menghilangkan degdegan, atau menghilangkan degdegan sampai ke tingkat kerja yang cekatan? (Erfan Subahar).