Mengenal Cepat Dokumen Kantor

Dari sejumlah pelajaran terdahulu, kadang kita perlu mengenal kembali. Namun, buku yang membahas hal itu kadang sudah sulit ditemukan, atau mungkin sudah tidak ada di tempat kita lagi karena tidak sempat didokumentasikan. Maka perlu ada share yang bisa diambil dari beberapa tulisan. Kalau anda termasuk seperti yang terbut di atas, maka catatan ini kiranya bermanfaat bagi mengenalkannya kembali. Secara garis besar, domumen kantor itu dapat dilihat kembali berikut ini.

A. Pengertian surat
Ada beberapa pengertian tentang surat menurut beberapa ahli :
1. W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesianya menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertulis atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
2. Egelbertus martono menyatakan, bahwa surat hanyalah secarik kertas yang bertuliskan berita namun berperan sebagai piranti komunikasi individu atau kelompok.
3. Suhanda Panji menyatakan, surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor

B. Jenis surat dibagi menjadi :
1. dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasa
a. Surat resmi / Dinas
b. Surat tidak resmi / Pribadi
c. Surat setengah Resmi
d. Surat dinas pribadi
e. Surat dinas swasta
f. Surat niaga
g. Surat dinas pemerintah
2. Berdasarkan wujud surat
a. Surat bersampul
b. Surat terbuka
c. Surat tertutup
d. Memorandum dan nota
e. Surat biasa
3. Berdasarkan keamanan isi
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial
4. Berdasarkan proses penyelesainnya
a. Surat kilat
b. Surat segera
c. Surat biasa

C. fungsi surat
1. wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3. buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
4. alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
5. dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.

D. Bagian bagian surat
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Perihal/hal
4. Lampiran
5. Tanggal surat
6. Alamat dalam/alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat, isi surat terdiri dari :
a. kalimat pembuka b. Isi surat yang sebenarnya c. kalimat penutup
9. salam penutup
10. Tanda tangan
11. nama terang
12. Tembusan inisial dan lain lain

E. Bentuk bentuk surat
Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ).Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru.
1. Full Block Style
2. Block Style
3. Semi Block Style
4. Indenteed Style
5. hanging Paragraf Style

F. Dokumen
Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi atau negara. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/organisasi masa yang akan datang. Salah satu dokumen kantor yang perlu disimpan ialah surat.

Dasar Surat Menyurat

A. Kelebihan surat
Kemajuan tehnologi komunikasi yang sangat pesat membuat peranan surat sebagai sarana informasi dan penyampaian berita digfantikan oleh telepon, telegrap, telex, radio, faximile, televisi, atau hp. Namun surat mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain yaitu
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan
2. Surat dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan telepon yang mungkin dapat disadap orang lain
4. Setiap kata kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
6. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah
7. Surat lebih memasyarakat
8. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.

B. Tujuan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Dalam penulisannya surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu yaitu :
1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap

C. Perlengkapan surat
Perlengkapan surat antara lain
1. Kertas surat
Pada umumnya kertas yang dipakai adalah kertas yang berwarna terutama untuk salinan surat-surat. Pemilihan kertas harus diutamakan karena kertas dan amplop merupakan yang pertama kali mendapat perhatian dan panilaian dari penerima surat sebelum dibaca. Kertas yang sering dipakai biasanya folio untuk surat yang isinya panjang dan kuarto untuk surat yang isinya pendek
2. Sampul surat
Penggunaan sampul surat hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas yang akan dipakai agar keliatan rapi dan sopan.

D. Bahasa surat
Surat haruslah memakai kalimat yang mengungkapkan fakta, perasaan sikap, dan isi pikiran penulis kepada pembaca secara jelas dan efektif. Kalimat dikatakan jelas dan efektif apabila pembaca surat dalam sekali baca langsung bisa menangkap isinya tanpa keragu-raguan

E. Ejaan, pemberian tanda baca
Penyusunan dan penulisan surat harus mengindahkan ketentuan-ketentuan tentang ejaan. Yang secara khusus perlu diperhatikan kriteria kriteria mengenai ejaan antara lain penulisan huruf besar, kata turunan, kata ulang gabungan kata, kata ganti ku, kau, mu dan nya, kata depan di, ke, dari dan penulisan undur serapan

F. Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang diperlukan seseorang untuk mengutarakan pikiran dan perasaan ke dalam sebuah karangan dalam hal ini surat.gaya bahasa yang dipakai antara lain eufimisme, pleonasme, paralelisme, sinisme, sinekdok, tautologi, hiperbola, metafora, personifikasi, paradoks, dan ironi

G. Syarat dan ciri surat yang baik
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, tersusun sesuai dengan peraturan surat menyurat
2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna dan bermakna
3. Hindari singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri
4. Nada surat harus sopan
5. Surat jangan terlalu panjang

H. Aneka surat dinas
1. Surat pemberitahuan
2. Surat Undangan
3. Surat kuasa
4. surat keterangan
5. Surat memo
6. Surat edaran
7. Surat pengantar
8. Surat perintah
9. Surat instruksi
10. surat tugas

I. Aneka surat niaga
1. Surat perkenalan
2. Surat permintaan penawaran
3. Surat penawaran
4. Surat pesanan
5. Surat konfirmasi pesanan
6. Surat penolakan pesanan
7. Surat pengiriman pesanan
8. Surat pengaduan
9. Surat pengiriman pembayaran
10. Surat penagihan

Mengurus atau menjaga sistem dokumen
A. Pengertian indeks
Secara keseluruhan , indeks mempunyai tiga macam pengertian yaitu
1. Secara umum: indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
2. Dari segi perpustakaan: indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai judul, des kripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai klasifikasinya
3. Dari segi kearsipan: indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditentukan kembali

B. Kegunaan indeks, antara lain
1. Untuk mengelompokan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas
2. Sebagai media kembali penemual dokumnen

C. Syarat syarat mengindeks
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti
3. Memiliki orientasi kapada kebutuhan pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut

D. Peraturan mengindeks
1. Mengindeks nama orang
a. Nama orang indonesia
• Nama tunggal
Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis, dalam urutan abjad mendahului nalma tunggal lain yang sama, yang mempunyai singkatan. Contoh A. Crisnandi diindeks menjadi Crisnandi A
• Nama ganda
Nama diideks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama. Contoh Cindy Harahab diindeks menjadi Harahab Cindy
• gelar
Yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit akhir. Contoh Prof . Dr. Agus Hermawan diindeks menjadi Hermawan Agus Prof Dr
• Nama yang menggunakan singkatan
Baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannnya diindeks lebih dahulu nama jelasnya . Contoh M. Baharudin diindeks menjadi Baharudin M
• Nama orang indonesia dengan urutan kelahiran
Diindeks lebih dulu nama diri kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh I wayan widiada diindeks menjadi Widada I wayan
b. Nama orang asing
Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarganya dan biasanya terdapat setelah nama aslinya kecuali nam,a orang cina dan korea(nama keluarga ada di depan

2. Mengindeks nama perusahaan atau organisasi
a. Untuk nama perusahaan
Diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badanhukum atau kegiatannya . Contoh PT mekarsari diindeks menjadi Mekarsari Pt
b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka
Angka itu diindeks sebagai satu unit, contih toko 234 diindeks menjadi dua tiga empat toko
c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung
Saat mengindeks tidak diperhatikan dan diletakan dalam tanda kurung. Contoh Andi & Motor Service diindeks menjadi Andi (&) motor service
d. Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan
Diletakan pada unit akhir. Contoh Universitas Indonesia diindeks menjadi Indonesia Universitas
e. Nama instansi pemerintah
Yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut , sifat organisasi ditempatkan di unit akhir. contoh Departemen dalam negeri diindeks menjadi dalam negeri departemen
f. Nama organisasi/perhimpunan
Yang diindeks kata pengenal terpenting dalam nama itu . Contoh Partai Golkar diindeks menjadi Golkar Partai

Penutup

Semoga informasi di atas dapat digunakan kembali sesuai info yang diinginkan, sebagai penguat ingatan kita sebelumnya (Eba Bahara).